Google Meet, Toplantıları Bilgi Haznesine Dönüştürüyor

Toplantılar İş Dünyasının Gizli Gücü Hale Geliyor

Google Meet yöneticileri, toplantıların iş dünyasında giderek artan önemine dikkat çekerek, bu toplantıların “karanlık enerji” gibi, görünmeyen ancak güçlü bir etkiye sahip olduğunu belirtiyor. Şirketlerin yönünü belirleyen kararlar ve düşünceler genellikle toplantılarda şekilleniyor, ancak bu bilgiler genellikle kayboluyor. Email, durumsal iletişimi organizasyonel hafızaya dönüştürürken, yapay zeka (AI) da toplantıları, toplantıdan sonra bile kullanılabilir hale getirerek yeni bir organizasyonel varlık haline dönüştürüyor.

Toplantıların Değeri: Transkriptin Ötesinde

Toplantılar, genellikle resmi sistemlere kaydedilmeyen önemli bilgiler içerir. Bunlar arasında liderlerin yaptığı değerlendirmeler, kararların neden belirli bir yönde alındığı, kimin kime üstünlük verdiği ve itirazların nasıl çözüldüğü gibi unsurlar yer alır. Şirketler, strateji belgelerini kritik zihinsel mülkiyet (IP) olarak kabul etse de, karar alma sürecinin kendisi de aynı derecede değerli ve yakalaması daha zor. Liderler genellikle bu süreci yazılı olarak ifade etmeye çalışır, ancak bu, kararların nasıl ortaya çıktığını nadiren yansıtabilir. Liderliğin IP’si toplantı odasında ortaya çıkar ve ardından kaybolur.

Yapay Zeka ile Toplantı Bilgisi Kalıcı Hale Geliyor

Yapay zeka, toplantı kayıtlarını özetleyerek ve faydalı toplantı verilerini (kimin neyle sorumlu olduğu, anlaşmazlıkların nerede olduğu, kimin ikna edici argümanları olduğu ve bir sonraki toplantının gündeminin ne olması gerektiği gibi) oluşturarak (ve bazen paylaşarak) bu durumu değiştirmeye başlıyor. Ancak bu, yapay zekanın toplantılara uygulamasının sadece başlangıcıdır. Bu bilgiler, çok daha geniş bir ölçekte bir işletmeye fayda sağlayabilir.

İş Değerini Artırma Potansiyeli

Kayıt altına alınmayan toplantılardaki bilgiler, toplantı bittikten sonra hızla kaybolmaya başlar. Ancak yapay zeka sayesinde bu bilgiler somut verilere dönüştürülerek, kararlar, gerekçeler ve örüntüler kalıcı hale getirilebilir. Bu bilgi değeri, buz küplerinin aksine tuğlalar gibi birikir. Bu, ilk kez toplantılarda söylenenlerin bir organizasyonun üzerine inşa edebileceği bir bilgi haline gelmesini sağlar – tıpkı e-postanın gündelik iletişimi arşivlenmiş ve kalıcı hale getirmesi gibi.

Veri Entegrasyonu ve Yeni Değerler

Bu veriler, bir organizasyonun sahip olduğu diğer verilerle (belgeler, CRM, e-posta ve sözleşmeler) birleştirildiğinde yeni değerler ortaya çıkar. Toplantı istihbaratı, diğer verilerle birleştiğinde sinyaller güçlenir. Bazı şirketler bunu bugün zaten yapıyor. Büyük bir ödeme ve finansal hizmetler şirketi, ekip ve müşteri toplantılarının kayıtlarını bir araya getirerek, toplantı toplantı ayırt etmekte zorlanılabilecek ortaya çıkan ihtiyaçları ve ürün fikirlerini ortaya çıkarmak için örüntüleri analiz ediyor. Liderlik, ürün geliştirmeyi bilgilendirmek için anekdotik hatırlamaya güvenmek yerine, değişen müşteri sinyallerini anlamak için etkileşimler genelinde değerlendirmeler yapıyor.

Ekip Dinamiklerindeki Değişim ve Onboarding Sürecinin Hızlanması

Yineleyen yönetici karar alma toplantıları, sadece hangi kararların alındığını değil, aynı zamanda bu kararların nasıl alındığını da gösteren canlı bir arşiv haline gelebilir: hangi tür argümanlar ve verilerin etkili olduğu. Bu durum, şirketin genelinde daha sorunsuz ve daha uyumlu kararlar alınmasına yol açabilir. Organizasyonlar sistematik olarak toplantı istihbaratını yakalamaya başladıkça, ekip dinamikleri değişecektir. İlk olarak, karar yeniden tartışması azalır, çünkü akıl yürütme yeteneği korunur. Yeni işe alınanlar, ekibin nasıl düşündüğünü, sadece yazılı politikaları değil, görerek onboarding süreci hızlanır. Bireyler, toplantılarını daha iyi hale getirdikleri için yapay zeka toplantı transkriptörlerini kullanmaya başlar.

Liderlerin Yapması Gerekenler

Her dayanıklı bilgi sistemi, nihayetinde kararların nasıl alındığını ve işlerin nasıl yapıldığını değiştirir. E-postanın işin şeklini nasıl değiştirdiğini düşünün. Yapay zeka toplantı istihbaratı da aynı yolu izleyecek ve liderler bu geçişi hızlandırabilir. Bireysel benimsemeye bırakıldığında, toplantı istihbaratı parçalanmış kalabilir. Değeri önemli olsa da, yalnızca üretkenliğe hapsolur ve iş dönüşümünden uzaktır. Stratejik getiri gerçekleşmez. Toplantı istihbaratının iş değerini ortaya çıkarmak için liderler, toplantı yakalamayı bir araç olarak değil, altyapı olarak ele almalıdır.

• Toplantı yakalamayı altyapı olarak ele alın.
• AI toplantı araçlarını sağlayın.
• Çalışanlara faydalarını açıklayın ve kullanımını teşvik edin.
• Hesap verebilirliği artırın.
• Yeniden iş yapmayı azaltın.
• Takip işlemlerini kolaylaştırın.