CEO’lar Toplantı Kültürüne İsyan Etti: Verimlilik Devrimi mi Yaklaşıyor?
Toplantıların Sonu mu? CEO’lar Verimliliği Artırmak İçin Radikal Adımlar Atıyor
Yapay zeka çağında, daha verimli toplantılar şirketlerin gizli silahı olabilir. Birçok CEO, toplantıları verimsiz zaman kaybı olarak görüyor ve takvimleri meşgul eden, yaratıcılığı öldüren unsurlar olarak değerlendiriyor. Bu durum, şirketlerin gereksiz beyin fırtınalarından kurtulmak için sert önlemler almasına yol açtı.
Şirketlerde Toplantı Devrimi
Shopify, çalışanların diğer görevlere odaklanmasını sağlamak için iki kişiden fazla katılımı olan tüm düzenli toplantıları iptal etti. Block CEO’su Jack Dorsey, çalışanların iş hakkında konuşmak yerine işi yapmasına yardımcı olmak için Salı günlerini şirket çapında toplantısız gün olarak ilan etti. Instagram’ın başı Adam Mosseri, her altı ayda bir tüm düzenli toplantıları iptal etmeye ve yalnızca kesinlikle gerekli olanları geri eklemeye söz verdi. Southwest Airlines CEO’su Bob Jordan, toplantıların iş olmadığını kamuya açık bir şekilde ilan ederken, JPMorgan Chase CEO’su Jamie Dimon ise 2024 hissedarlara hitaben yaptığı mektupta çalışanları toplantıları azaltmaya teşvik etti.
“Toplantı Kıyameti”: Uzmanların Çözüm Önerisi
Yeni çıkan “Your Best Meeting Ever” kitabının yazarı Rebecca Hinds, bu tür önlemlerin aşırıya kaçmış bir hareket olabileceğini belirtiyor. 15 yıldır toplantıları inceleyen ve 100’den fazla şirkete danışmanlık yapmış olan Hinds, şirketlerin “Armeetingeddon” veya “Toplantı Kıyameti” olarak adlandırdığı, toplantıları tamamen ortadan kaldırarak sıfırdan başlamayı düşünmesi gerektiğini savunuyor. Araştırmalarına göre, çalışanlar 2024 yılında ortalama 3.7, yöneticiler 5.8 ve yöneticiler 5.3 saat üretken olmayan toplantılarda geçiriyor – bu da 2019’dan bu yana sırasıyla %118, %87 ve %51 artış anlamına geliyor.
Toplantılar Neden Verimsiz?
Hinds, çalışanların %85 ila %90’ının işbirliği içinde çalıştığını ve zamanlarının çoğunu toplantılara harcadığını vurguluyor. “Toplantılar, işyerlerinin verimlilik tiyatrosunda başrol oynuyor. İnsanlar, üretkenliği göstermek için toplantılara odaklanıyor, toplantıları ilerletmek için tasarlamak yerine,” diyor. Ayrıca, kolektif misyon ve bireysel hedeflerin belirsiz olduğu durumlarda toplantıların bir statü sembolü haline geldiğini ve bunun da zararlı olduğunu belirtiyor.
Toplantıları Ürün Gibi Yönetmek
Hinds, toplantıları bir organizasyonun en önemli, en pahalı ve en göz ardı edilen ürünleri olarak ele alınması gerektiğini savunuyor. Dropbox, 2013 yılında IT departmanının çalışanların takvimlerinden düzenli toplantıları gece yarısı sildiğinde bu yaklaşımı uygulamıştı. Bu durum, çalışanların çalışmalarına odaklanmaları için kesintisiz zaman yaratırken, aynı zamanda toplantıların sayısını önemli ölçüde azaltmış ve verimliliği artırmıştı. Hinds, bu tür “Toplantı Kıyametleri” sırasında katılımcıların haftada 11 saate kadar zaman kazandığını ve bu kazanımların kalıcı olduğunu belirtiyor.
Uzmanların Önerileri
Hinds, takvimleri temizledikten sonra 48 saatlik bir toplantı detoks sürecinden sonra yeniden toplantılar düzenlenmesini öneriyor. Toplantıların etkili ve iyi tasarlanmış olması gerekiyor. Uzmanlar, toplantı süresini yarıya indirmek ve davetli listesini daraltmak gibi önlemlerin alınmasını tavsiye ediyor. Bain & Company araştırması, bir toplantıda yediden fazla kişinin bulunmasının karar kalitesini %10 oranında düşürdüğünü ortaya koyuyor.
Çalışanları Toplantıdan Koruma
Toplantıların yeniden takvimlere girmesini önlemek için liderlerin çalışanlarını desteklemesi ve toplantıları reddetmelerini teşvik etmesi gerekiyor. Dropbox ve GitLab gibi şirketler, çalışanlara nazikçe toplantıları reddetmek için önceden hazırlanmış yanıtlar sunuyor: “Beni dahil ettiğiniz için teşekkür ederim! Bunun yerine e-posta ile çözmeyi deneyebilir miyiz?”
Verimlilik ve Yapay Zeka Çağı
CEO’ların toplantılara odaklanmasının, verimliliğin artmasıyla ilişkili olduğu belirtiliyor. Toplantıların azalması, daha bilinçli iletişim yollarının bulunmasını ve yönetimin ekibini gözetleme amacıyla toplantıları kullanmasını engelliyor. Ayrıca, çalışanların yapay zeka becerilerini geliştirmek için kişisel deneyimler yapmaları gerektiği ve bu deneyimler için zaman ayırmaları gerektiği vurgulanıyor.
- 2024 yılında çalışanların üretken olmayan toplantılarda geçirdiği süre arttı.
- Dropbox , 2013’te takvimlerden düzenli toplantıları silerek önemli verimlilik kazanımları elde etti.
- Uzmanlar , toplantıları en önemli ürünler gibi yönetmeyi ve toplantı süresini kısaltmayı öneriyor.
